Politique de confidentialité

Objet du document

La présente politique de confidentialité a pour objet d’informer les clients, stagiaires, prospects, financeurs, partenaires et intervenants de FORMALIANGE sur les modalités de collecte, d’utilisation, de conservation, de sécurisation et de protection de leurs données à caractère personnel, dans le cadre des activités de formation, d’accompagnement, de conseil et d’audit de l’organisme. Elle vise à garantir une information claire, transparente et conforme à la réglementation applicable, notamment au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés modifiée. Cette logique s’inscrit dans le prolongement de vos CGV, qui mentionnent déjà la gestion administrative, pédagogique, commerciale et qualitative des formations ainsi que la protection des données personnelle.

Préambule

FORMALIANGE est un organisme de formation dont le siège est établi au 12 rue Jean Sébastien Bach – 15000 AURILLAC.
SIRET : 10423177400019
Numéro de déclaration d’activité :
E-mail : formations@formaliange.fr
Téléphone : 06 72 866 745
Site internet : https://www.formaliange.fr

La présente politique de confidentialité s’applique à l’ensemble des traitements de données personnelles mis en œuvre par FORMALIANGE dans le cadre de ses relations avec les prospects, clients, stagiaires, financeurs, prescripteurs, partenaires, formateurs et utilisateurs de ses outils ou services.

Elle a pour finalité de préciser les engagements de FORMALIANGE en matière de confidentialité, de sécurité et de conformité, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée. L’adresse du siège et l’identité de l’organisme sont cohérentes avec vos documents existants.

Définitions

Donnée à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

Personne concernée : toute personne physique dont les données sont traitées par FORMALIANGE.

Traitement : toute opération ou ensemble d’opérations portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé.

Responsable du traitement : la personne morale qui détermine les finalités et les moyens du traitement.

Sous-traitant : toute personne physique ou morale traitant des données personnelles pour le compte du responsable du traitement.

Article 1 – Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

FORMALIANGE
12 rue Jean Sébastien Bach
15000 AURILLAC
SIRET : 10423177400019
E-mail : formations@formaliange.fr
Téléphone : 06 72 866 745

Référent protection des données / contact RGPD
Nom : TOURRETTE-VOLPILHAC Angélique
Fonction : co-gérante
E-mail : formations@formaliange.fr
Téléphone : 06 72 866 745

Article 2 – Champ d’application

La présente politique s’applique à l’ensemble des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par FORMALIANGE dans le cadre :

· De la gestion des demandes de contact et d’information ;

· De la relation commerciale ;

· De l’établissement des devis, conventions et contrats ;

· De l’inscription et du suivi des actions de formation ;

· De la gestion administrative, pédagogique, comptable et qualité ;

· Des relations avec les organismes financeurs ;

· De l’organisation des formations en présentiel, à distance ou en modalité hybride ;

· Du traitement des réclamations ;

· De l’utilisation des outils numériques et du site internet, le cas échéant.

Article 3 – Catégorie de personnes concernées

Les traitements de données personnelles peuvent concerner :

· Les prospects ;

· Les clients personnes physiques ;

· Les représentants, salariés ou collaborateurs des clients personnes morales ;

· Les stagiaires et bénéficiaires des actions de formation ;

· Les financeurs et prescripteurs ;

· Les partenaires ;

· Les formateurs, consultants et intervenants ;

· Les visiteurs du site internet ou utilisateurs des formulaires de contact.

Article 4 – Données collectées

Selon les cas, FORMALIANGE peut collecter les catégories de données suivantes :

4.1 Données d’identification

· Nom ;

· Prénom ;

· Civilité ;

· Date de naissance, le cas échéant ;

· Signature.

4.2 Données de contact

· Adresse postale ;

· Adresse e-mail ;

· Numéro de téléphone.

4.3 Données professionnelles

· Entreprise ou structure ;

· Fonction ;

· Service ;

· Statut professionnel ;

· Secteur d’activité.

4.4 Données administratives et contractuelles

· Devis ;

· Conventions ;

· Contrats ;

· Convocations ;

· Feuilles d’émargement ;

· Attestations ;

· Certificats ;

· Correspondances administratives ;

· Données de prise en charge financière.

4.5 Données pédagogiques

· Prérequis ;

· Positionnement ;

· Besoins exprimés ;

· Parcours de formation ;

· Évaluations ;

· Résultats ;

· Assiduité ;

· Enquêtes de satisfaction.

4.6 Données comptables et financières

· Coordonnées de facturation ;

· Modalités de paiement ;

· Données relatives aux règlements ;

· Données liées aux relances ou impayés.

4.7 Données techniques

· Identifiants de connexion ;

· Adresse IP ;

· Journaux de connexion ;

· Données de navigation ;

· Données d’utilisation des plateformes ou outils numériques.

4.8 Données particulières

Dans certains cas, FORMALIANGE peut être amenée à collecter des informations strictement nécessaires à l’adaptation de la formation, notamment en cas de situation de handicap ou de besoin spécifique signalé par la personne concernée.

Article 5 – Finalité du traitement

Les données personnelles sont collectées et traitées pour les finalités suivantes :

· Répondre aux demandes d’information ;

· Établir les devis, conventions et contrats ;

· Enregistrer les inscriptions ;

· Organiser les sessions de formation ;

· Assurer la gestion administrative et pédagogique ;

· Suivre la présence, la progression et les évaluations ;

· Délivrer les attestations et documents de fin de formation ;

· Gérer la relation client ;

· Assurer la facturation et le recouvrement ;

· Gérer les relations avec les organismes financeurs ;

· Traiter les réclamations ;

· Piloter la qualité et l’amélioration continue ;

· Respecter les obligations légales, réglementaires et de traçabilité applicables aux organismes de formation.

Article 6 – Bases juridiques de traitement

Les traitements mis en œuvre par FORMALIANGE reposent, selon les cas, sur les bases juridiques suivantes :

· L’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles ;

· Le respect d’une obligation légale ;

· L’intérêt légitime de FORMALIANGE ;

· Le consentement de la personne concernée lorsque celui-ci est requis

Article 7 – Caractère obligatoire des données

Certaines données demandées sont indispensables à l’étude d’une demande, à l’établissement d’un devis ou d’un contrat, à l’inscription à une action de formation, au suivi administratif et pédagogique, à la facturation ou au respect des obligations légales.

À défaut de communication de ces données, FORMALIANGE pourrait ne pas être en mesure de traiter la demande, d’assurer l’inscription ou d’exécuter la prestation dans des conditions conformes.

Article 8 – Destinataire des données

Les données personnelles sont destinées aux seules personnes habilitées au sein de FORMALIANGE, dans la limite de leurs missions respectives.

Elles peuvent également être transmises, lorsque cela est nécessaire :

· Aux formateurs, intervenants ou consultants concernés ;

· Aux organismes financeurs ou prescripteurs ;

· Aux prestataires techniques, informatiques, administratifs ou comptables agissant pour le compte de FORMALIANGE ;

· Aux autorités administratives ou juridictions compétentes lorsque la loi l’impose.

FORMALIANGE s’engage à ne pas vendre ni céder les données personnelles à des tiers à des fins commerciales.

Article 9 – Sous-traitance

Lorsque FORMALIANGE recourt à des prestataires ou outils externes impliquant un traitement de données personnelles, il veille à sélectionner des sous-traitants présentant des garanties suffisantes en matière de sécurité, de confidentialité et de conformité au RGPD.

Des engagements contractuels adaptés sont mis en place lorsque cela est nécessaire.
L’outil utilisé dans le cadre du traitement de nos formations est « Visioformation »

Article 10 – Durée de conservation

Les données personnelles sont conservées pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées, augmentée, le cas échéant, des délais légaux de conservation ou de prescription applicables.

À titre indicatif :

· Demandes de contact et prospects : 12 mois ;

· Dossiers administratifs et pédagogiques : 3 ans ;

· Pièces comptables et factures : 10 ans ;

· Évaluations, enquêtes qualité, réclamations : 3 ans ;

· Données de connexion et journaux techniques : 12 mois ;

· Pièces liées aux contentieux ou impayés : 10 ans

À l’issue de ces durées, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées dans des conditions sécurisées.

Article 11 – Sécurité et confidentialité

FORMALIANGE met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d’assurer la sécurité, l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données personnelles.

Ces mesures visent notamment à prévenir :

· Tout accès non autorisé ;

· Toute divulgation non maîtrisée ;

· Toute perte, altération ou destruction des données ;

· Tout usage abusif ou frauduleux.

Ces mesures peuvent comprendre :

· La gestion des habilitations ;

· La protection par mot de passe ;

· La sécurisation des postes et outils ;

· La sauvegarde des données ;

· La confidentialité des échanges ;

· L’encadrement des accès aux documents papier et numériques ;

· La sensibilisation des personnes amenées à traiter les données.

Article 12 – Transfert des données

Par principe, les données traitées par FORMALIANGE sont hébergées et traitées au sein de l’Union européenne.

Si, dans certains cas, un prestataire impliquant un transfert hors Union européenne devait être utilisé, FORMALIANGE s’assurera que ce transfert repose sur un mécanisme conforme à la réglementation applicable, notamment une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types ou toute garantie appropriée.

Article 13 – Formation à distance et outils numériques

Dans le cadre des formations à distance ou hybrides, FORMALIANGE peut traiter certaines données techniques ou de suivi nécessaires à :

· La connexion aux outils ;

· La preuve de présence ;

· Le suivi pédagogique ;

· L’assistance technique ;

· L’organisation et le bon déroulement de la formation.

Les identifiants, liens d’accès et codes de connexion remis aux participants sont strictement personnels. Cette exigence rejoint les dispositions de vos CGV relatives aux formations à distance et à l’usage personnel des accès numériques.

Article 14 – Droits des personnes concernées

Conformément à la réglementation applicable, toute personne concernée dispose des droits suivants :

· Droit d’accès ;

· Droit de rectification ;

· Droit d’effacement ;

· Droit à la limitation du traitement ;

· Droit d’opposition ;

· Droit à la portabilité, lorsque ce droit est applicable ;

· Droit de retirer son consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci ;

· Droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.

L’exercice de certains droits peut être limité lorsque le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale, à l’exécution d’un contrat, à la conservation d’éléments probatoires ou à la défense des droits de FORMALIANGE.

Article 15 – Exercice des droits

Toute demande d’exercice des droits peut être adressée à :

FORMALIANGE
12 rue Jean Sébastien Bach
15000 AURILLAC
E-mail : formations@formaliange.fr
Téléphone :

Ou à l’attention du référent RGPD :
TOURRETTE VOLPILHAC Angélique : formations@formaliange.fr

La demande doit permettre d’identifier son auteur de manière suffisante. En cas de doute raisonnable, un justificatif d’identité pourra être demandé.

FORMALIANGE s’engage à répondre dans les délais prévus par la réglementation applicable.

Article 16 – Réclamation auprès de la CNIL

Si la personne concernée estime, après avoir contacté FORMALIANGE, que ses droits ne sont pas respectés ou que le traitement de ses données n’est pas conforme à la réglementation applicable, elle peut adresser une réclamation à la CNIL.

CNIL
3 Place de Fontenoy – TSA 80715
75334 PARIS CEDEX 07
Site : https://www.cnil.fr

Article 17 – Cookie et site internet

FORMALIANGE dispose d’un site internet, celui-ci peut utiliser des cookies ou traceurs nécessaires à son fonctionnement, à la mesure d’audience, à la sécurité ou à l’amélioration de l’expérience utilisateur.

Dans ce cas, une information spécifique doit être délivrée aux utilisateurs et, lorsque cela est requis, leur consentement doit être recueilli.

Vous pouvez à tout moment modifier vos préférences :

· En cliquant sur le lien « Gérer mes cookies » en bas de page

· En paramétrant votre navigateur pour refuser les cookies

Site internet : https://www.formaliange.fr
Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les cookies :

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· Firefox : Menu > Options > Vie privée et sécurité

· Safari : Préférences > Confidentialité

· Edge : Paramètres > Confidentialité, recherche et services

Attention : le refus des cookies peut limiter certaines fonctionnalités du site

Durée de conservation des cookies : 6 mois maximum

Article 18 – Gestion des réclamations et amélioration continue

Les données nécessaires au traitement des réclamations, incidents, demandes ou observations peuvent être conservées et exploitées par FORMALIANGE dans le cadre de sa démarche d’amélioration continue.

Article 19 – Communication, témoignage et droit à l’image

Toute utilisation de photographies, vidéos, témoignages, avis ou citations nominatives dans un objectif de communication externe fait l’objet, lorsque nécessaire, d’une autorisation préalable claire et exploitable de la personne concernée.

Procédure interne prévue via un formulaire complété « droit à l’image » et signé.

Article 20 – Violation de données personnelles

En cas d’incident de sécurité ou de violation de données personnelles susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, FORMALIANGE met en œuvre les mesures nécessaires pour :

· Analyser l’incident ;

· En limiter les conséquences ;

· Sécuriser les traitements concernés ;

· Notifier, le cas échéant, l’autorité compétente ;

· Informer les personnes concernées lorsque la réglementation l’exige.

Référent incident / sécurité : Angélique TOURRETTE-VOLPILHAC / formations@formaliange.fr
Notification à la CNIL sous 72h en cas d’incident (si risque)

Notification aux personnes concernées (si risque élevé)

Article 21 – Mise à jour de la politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité peut être modifiée à tout moment afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires, techniques ou organisationnelles.

La version applicable est celle en vigueur à la date de sa publication ou de sa remise à la personne concernée.

Actualisé le 15/05/2026